Tværfaglig basisdokumentation i en elektronisk patientjournal

PrintPrint
Slides: 
Oplægsholder
Navn: 
Jeanette Dent
Stilling: 
Koordinator
Firma/organisation: 
Klinisk IT kontoret, Hospitalsenheden Vest, Region Midtjylland
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Susanne Bjerglund Pedersen
Stilling: 
Sygeplejerske, Klinisk IT ansvarlig
Firma/organisation: 
Børneafdelingen, Hospitalsenheden Vest
E-mail: 
susper@rm.dk
Navn: 
Britta G. Mørk
Stilling: 
Klinisk IT ansvarlig
Firma/organisation: 
Medicinsk afdeling, Hospitalsenheden Vest
E-mail: 
brimoe@rm.dk
Navn: 
Tina Hareskov Thomsen
Stilling: 
Sygeplejerske, Klinisk IT ansvarlig
Firma/organisation: 
Urinvejskirurgisk afdeling, Hospitalsenheden Vest
E-mail: 
tinlai@rm.dk
Navn: 
Lis Jensen
Stilling: 
Klinisk IT ansvarlig
Firma/organisation: 
Akutafdelingen, Hospitalsenheden Vest
E-mail: 
lijese@rm.dk
Navn: 
Dorthe Pilgaard
Stilling: 
Klinisk IT konsulent
Firma/organisation: 
Klinisk IT kontoret, Hospitalsenheden Vest, Regionmidtjylland
E-mail: 
dorpil@rm.dk
Navn: 
Lisbeth Nicolajsen
Stilling: 
Konsulent
Firma/organisation: 
Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering, Region Midtjylland
E-mail: 
lisnic@rm.dk
Firma/organisation: 
Børneafdelingen, Hospitalsenheden Vest
Firma/organisation: 
Akutafdelingen, Hospitalsenheden Vest
Firma/organisation: 
Medicinsk afdeling, Hospitalsenheden Vest
Firma/organisation: 
Urinvejskirurgisk afdeling, Hospitalsenheden Vest
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
At ensretning og klarhed over dokumentationspraksis er en nødvendighed i forhold til at skabe overblik og sammenhæng i en elektronisk patientjournal, der deles på tværs af faggrupper og afdelinger
2: 
At opbygning af tværfaglige basisstandardplaner kan bidrage til at reducere dobbeltdokumentation og skabe overblik i den elektroniske patientjournal
3: 
At tværfaglig dokumentation kræver heterogen viden om og færdigheder i anvendelsen af hospitalets elektroniske patientjournal

Baggrund og motivation

Hospitalsenheden Vest udrullede i foråret 2011 MidtEPJ, som elektronisk patientjournal for alle hospitalets patienter. Formålet var både at højne patientsikkerheden, men også at klinikerne her ville få et redskab, der kunne understøtte og gøre deres arbejdsgange nemmere og mere effektive. Derfor blev der ca. et år efter implementeringen igangsat et projekt med det klare mål, at MidtEPJ blev "Klinikernes kæreste eje". Til opnåelse af dette blev der foretaget fokusgruppeinterviews med daglige brugere for at finde ud af, hvad der skulle til for at dette mål kunne nås. Resultatet blev, at der var et stort ønske om ensartede arbejdsgange, ensartet dokumentation, øget ledelsesfokus på MidtEPJ og uddannelse samt en reorganisering af Klinisk-IT organisationen.

 Beskrivelse

Motivationen i projektet var ønsket om den ensartede dokumentation. Visionen om at skabe et praktisk, let anvendeligt dagligt redskab til overblik over patientens tilstand, behandling og pleje, herunder at reducere mængden af dobbeltdokumenteret information. Dobbelt dokumentation defineret, som det der dokumenteres af flere faggrupper, og det der gentages af kolleger i samme faggruppe. At skabe en bedre sammenhæng i dokumentationen på tværs af afsnit og afdelinger.

Desuden havde afdelingerne forskellige arbejdsgange ift. dokumentation i MidtEPJ. Dette gjorde, at det var svært at finde dokumentationen, og dermed risiko for fejl. Overblikkene over patientens data i MidtEPJ skulle højnes for at sikre patientsikkerheden var brugernes klare ønske.

Fire forskellige typer af afdelinger er pilotafdelinger på projektet. Med visionen som ledestjerne kørte der en proces med deltagelse af 24 brugere, hvoraf de fire var ledere. I processen nåede brugerne en fælles forståelse af dokumentationen i forhold til ”Hvor skrives hvad og af hvem” på patienten i MidtEPJ. Denne fælles forståelse omsættes til tværfaglig basisdokumentation ved brug af basisstandardplaner og fælles overblik i MidtEPJ.

Der er udformet en retningslinje for tværfaglig dokumentation i den elektroniske journal på hospitalet, og denne er godkendt af alle afdelinger på hospitalet. Efter en pilotperiode på tre måneder er retningslinjen og den tværfaglige basismateriale justeret til videre implementering i de øvrige afdelinger i Hospitalsenheden Vest. Til at dokumentere forbedringerne foretages der desuden forskellige målinger på dobbeltdokumentationen samt brugen af overblik og visitationsnotat i pilotperioden.

I projektforløbet blev det også klart, at uddannelse i anvendelse af MidtEPJ blev en vigtig brik i forløbet, hvis det skulle lykkes. Den heterogene viden om og færdigheder i anvendelse af EPJ krævede et kompetenceløft for alle faggrupper.

 Indlægget

I indlægget præsenteres først de udfordringer klinikernes mødte i brugen af elektronisk patientjournal med dobbelt dokumentation, uklare arbejdsgange og arbejdsfordeling mellem faggrupper med manglende overblik over indhold i journalen som følge.

Hernæst præsenteres faserne i projektet, startende med en optegning af workflowet for dokumentationen, diskussionerne undervejs, arbejdet med den nye retningslinje, opbygningen af selve dokumentationen ”Hvor skrives hvad og af hvem” samt "de 4 for læger".

Desuden præsenteres det kompetenceløft, som hele Hospitalsenheden Vest har været igennem og metoderne til disse.

Projektet har i hele perioden været stærkt ledelsesforankret og med kraftig brugerinvolvering i hele forløbet. Ledelsesforankringen og brugerinvolveringen præsenteres i indlægget med de forskellige tiltag, som er foretaget undervejs i processen.

Indlægget afsluttes med de resultater, som de direkte målinger på auditering af dobbeltdokumentationen, brugen af overbliksbilleder og visitationsnotatet har resulteret i.