KISO – en fiasko brugerne blev glade for

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Stine Loft Rasmussen
Stilling: 
It-konsulent
Firma/organisation: 
IMT / Region Hovedstaden
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Kirsten Jeberg
Stilling: 
Klinisk it-specialist
Firma/organisation: 
IMT / Region Hovedstaden
Navn: 
Ea Aasted
Stilling: 
Projektleder
Firma/organisation: 
IMT / Region Hovedstaden
Navn: 
Sanne Jensen
Stilling: 
Projektleder
Firma/organisation: 
IMT / Region Hovedstaden
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
1. Midt i en pilotimplementering blev projektet lukket pga. modstand fra brugerne. Efter få funktionalitetsændringer samt udarbejdelse af designkriterier, lykkedes det at udvikle anvendelige skemaer
2: 
2. Klinisk simulation kan være med til at skabe en fælles forståelse blandt mange interessenter for, hvordan krav til et it-system påvirker det kliniske arbejde
3: 
3. Projektet har vist, at implementering af standardiserede kliniske retningslinjer i højere grad skal udspringe fra klinikken. It-systemet er blot et værktøj, der understøtter de kliniske processer

Baggrund og motivation
Region Hovedstaden har længe arbejdet med at gøre brug af det sundhedsfaglige indhold, der blev udarbejdet i klinisk proces. Gennem de seneste år har projektet vedr. KISO (Kliniske InddateringsSkemaer og Oversigter) arbejdet med at nyttiggøre indholdet indenfor rammernes af regionens nuværende EPJ. Selvom man indenfor en relativt kort årrække skulle investere i et nyt it-system, blev KISO-projektet bevaret for herigennem at opbygge erfaring med standardiseret, struktureret klinisk indhold. Et af formålene med det nye it-system er netop at understøtte effektivisering af de kliniske processer gennem standardisering. En anden begrundelse for at fortsætte projektet var, at regionens kvalitetsorganisation så fordele i at få implementeret ensartede, regionale kliniske vejledninger. Derudover var der et ønske  om, at data i højere grad skulle kunne anvendes til sekundært brug, bl.a. kvalitetssikring. Projektets arbejde med at realisere disse behov i samarbejde med en tværregional arbejdsgruppe indenfor rammerne af det eksisterende it-system viste sig at være meget vanskeligere end først antaget. Projektet blev meget dårligt modtaget i klinikken under den første pilotimplementering og måtte stoppes midtvejs, hvorefter projektet midlertidigt blev lukket.

Beskrivelse
Pilotimplementeringen strandede af mange grunde. Det var højst sandsynligt sammenfaldet af flere grunde frem for én enkelt grund, der gjorde udslaget.

  • It-systemets funktionalitet: Der var grænser for, hvor meget der kunne understøttes med it-systemets eksisterende funktionalitet. It-systemet var primært lavet til opsamling af værdier, der kunne vises i grafer og tabeller. Funktionaliteten understøttede ikke et tilfredsstillende overblik over større mængder tekst. 
  • Opsætningen: Skemaerne bar præg af at være den første selvstændige konfigurationsopgave Region H udførte i systemet. Der var blevet fokuseret for meget på inddata og for lidt på uddata, hvilket resulterede i, at det blev svært for sygeplejerskerne at læse, hvad deres kolleger havde skrevet. Burgerne var bange for at miste vigtig information pga. det dårlige overblik.
  • Strukturen: Graden af strukturering var genstand for stor diskussion under opbygningen af skemaerne. Strukturen endte med at blive alt for detaljeret både i forhold til at medtage mange meget specialespecifikke elementer, i forhold til forskellige holdninger til sygeplejedokumentation og i forhold til fortolkningen, af de kliniske retningslinjer.
  • Implementeringen: Et centralt diskussionspunkt under udviklingen af skemaerne var om hvorvidt regionens hospitaler kunne anvende ét fælles skema, frem for lokale skemaer. For at imødekomme et behov for at inddrage alle hospitaler i denne vurdering blev der kørt pilotimplementering på enkelte afdelinger på de fleste af regionens hospitaler. Dette resulterede i en fragmenteret implementering, der ikke synliggjorde fordelene ved at benytte skemaerne på tværs af et hospital.

Efter afbrydelsen af pilotimplementeringen fik projektet mulighed for at foretage et ”redesign” af skemaerne. For at imødekomme kritikken blev der tilkøbt ekstra funktionalitet, udarbejdet designretningslinjer, inddraget flere aktører aktivt i processen og anvendt klinisk simulation mere strategisk. Herefter blev en ny version af skemaerne med succes pilottestet på et enkelt hospital.

Skemaerne forventes fuldt implementeret i hele regionen i december 2013. Fordelene ved at dokumentere ensartet er begyndt at vise sig og der er sket en holdningsændring blandt brugerne til struktureret og standardiseret dokumentation. Der er udviklet nye skemaer og der er en længere ønskeliste fra brugerne og kvalitetsorganisationen til udvikling af flere skemaer.

Om indlægget
Indlægget beskriver processen med udarbejdelse af struktureret klinisk indhold fra udarbejdelse til implementering. Der bliver fokuseret på de udfordringer projektet havde undervejs og hvordan de var medvirkende til at projektet i første omgang blev lukket.