MidtEPJ efterimplementering, Aarhus Universitetshospital (AUH) - en understøttende og udviklende proces

PrintPrint
Slides: 
Oplægsholder
Navn: 
Anita Rasmussen
Stilling: 
EPJ-konsulent, Projektleder
Firma/organisation: 
Sundheds-It, AUH
E-mail: 
aniras@rm.dk
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
Implementering af elektronisk patientjournal (MidtEPJ) er en kontinuerlig proces, hvor fokus på vedligehold og udvikling rækker langt videre end selve ibrugtagningen.
2: 
Sundheds-It, AUH er startet på et omfattende efterimplementeringsprojekt hvis primære formål er, at optimere udnyttelsen og standardisere anvendelsen af MidtEPJ med høj grad af brugerinddragelse.
3: 
For at opnå det optimale udbytte af investeringerne i MidtEPJ skal anvendelsen optimeres og standardiseres på tværs af de enkelte hospitalsafdelinger og i hele regionen.

Baggrund og motivation:

I 2010 vedtog Regionsrådet i Region Midtjylland at udrulle den fulde version af MidtEPJ på alle regionens sygehuse. Fra maj 2011 til marts 2012 blev MidtEPJ implementeret på 26 kliniske afdelinger og 20 kliniske serviceafdelinger på AUH til ialt 8800 aktive brugere.

Processen foregik med stor brugerinddragelse og der blev afholdt mellem 3 og 10 workshops med deltagelse af kommende brugere i hver afdeling, for at få konfigureret afdelingens EPJ journal mhp. den afdelingsspecifikke kliniske dokumentation.

Da implementeringen foregik meget komprimeret og med stor lydhørhed overfor de forskellige afdelingers ønsker, har det efterfølgende vist sig et behov for at få ensartet arbejdsgange på tværs af hospitalet og regionen. Den proces skal bl.a. forgå som en gennemgang af eksisterende konfiguration indenfor booking, klinisk proces og den patientadministrative del i de enkelte afdelinger.

Derfor vedtog EPJ-rådet, AUH i sommeren 2012 en plan for systematisk EPJ efterimplementering.

 Beskrivelse

Projektets formål er sammen med afdelingerne at få fokus på brugen af EPJ,

herunder:

  • kvalitet i dokumentation
  • ensretning og gode arbejdsgange
  • sammenhængende patientforløb
  • vidensopsamling og –deling
  • EPJ funktionaliteter, brug og ibrugtagning af disse

Vi har indtil nu gennemgået 50% af afdelingerne og forventer at kunne afslutte projektet i efteråret 2014.

Foreløbige resultater:

Efterimplementeringen synliggør

  • at ikke alle de funktionaliteter, som kom i drift under implementeringen, er taget i brug.
  • de muligheder for struktureret dokumentation, som EPJ giver, anvendes ikke altid.
  • der er stadig papirdokumentation, som kan flyttes til EPJ.
  • der findes områder i EPJ, hvor der løbende er behov for "oprydning".
  • brugerne har behov for løbende og gentaget fokus på forskellige EPJ funktionaliteter.
  • der er brug for dialog på tværs af fagligheder, afdelinger og matrikler mhp. etablering af en fælles forståelse for de generelle såvel som de lokale udfordringer.
  • vigtigheden af, at hver afdeling har en plan for hvordan nye funktionaliteter implementeres.
  • at der er afsat ansvarlige personer afdelingsnært til fx at konfigurere nye regionale beslutninger og understøtte nye arbejdsgange.

 Indlægget:

Her præsenteres organiseringen af og processen for efterimplementeringen samt de resultater, der på nuværende er kommet ud af projektet.

Der vises eksempler på udvalgte problempunkter, som har vist sig på afdelinger, vi har besøgt.

Hvordan vi vha. målrettet kommunikation til nøglepersoner og bredt ud via intern social platform, forsøger at understøtte efterimplementeringen. Vi gør generelle observationer, som fremkommer under efterimplementeringen, tilgængelige for alle. De enkelte afdelinger kan følge processen, som løbende evalueres og justeres. Desuden er projektplanen synlig, så fremdriften af processen kan følges. Afdelingerne behøver dermed ikke vente på, at efterimplementeringen kommer til dem, men kan få gavn af den viden, der fremkommer under vejs.